Falta de personal en CAPS genera problemas a organizaciones estudiantiles

Nota del editor: Reaz Mahmood es asesor docente Vanguardia del estado de Portland, y sus opiniones provienen de su experiencia.

Los medios estudiantiles y otras organizaciones estudiantiles en el estado de Portland están luchando por mantenerse a flote debido a retrasos en la Oficina de Contratos y Adquisiciones (CAPS). Además del trabajo de sus editores, publicaciones de medios estudiantiles como Vanguardia del estado de Portland Confíe en colaboradores pagados para escribir contenido.

Los acuerdos de contribución deben procesarse por completo antes de que los contribuyentes puedan trabajar y recibir su pago. En los últimos meses, el tiempo de tramitación de los contratos de contribución ha sido, en promedio, de unos tres meses. Esto dejó a los editores a cargo de la mayor parte de la redacción, lo que provocó que los editores experimentaran agotamiento y estrés intenso. Incluso ha llevado a algunos a darse por vencidos por completo.

Sin embargo, Vanguardia no está solo en esta lucha. Estos retrasos afectaron negativamente a todas las organizaciones dirigidas por estudiantes y a algunos servicios adicionales.

Según Aimee Shattuck, directora ejecutiva de Programas de Liderazgo y Actividades Estudiantiles (SALP), estos problemas existen desde al menos 2001. CAPS paga a proveedores externos para eventos universitarios, además de contratos que les permiten pagar a los estudiantes trabajadores.

En los últimos años, debido a retrasos en la tramitación de los contratos, algunos proveedores llevan meses sin cobrar por su trabajo y ahora rechazan cualquier trabajo para las PSU.

Shattuck dijo que muchos eventos universitarios, contratistas, proveedores de catering y otros trabajadores deben completar una factura de servicio personal (PSI) para recibir el pago. Incluso el año pasado, Shattuck dijo que PSU aconsejó a estos trabajadores que presentaran estos contratos 20 días hábiles (unas cuatro semanas) antes del evento, lo que, según ella, era una solicitud irrazonable. Shattuck explicó que se trataba de un problema con el servicio de catering utilizado para Party in the Park, que se llevó a cabo a principios de este año escolar.

“SALP envió un contrato el 11 de septiembre de 2023 para pagar a Bashas (Cocina Mediterránea) por la comida en la fiesta en el parque”, dijo Shattuck. “Se informó tres semanas antes del evento. Este es un proveedor con estrechos vínculos con el estado de Portland y ha atendido a Party in the Park durante muchos años. La oficina de contratos tardó siete semanas en procesar la documentación sólo después de que la vendedora me dijera que tenía dos meses de retraso en el pago de la hipoteca porque no le habíamos pagado. Tuvo que hacer muchos gastos para alimentar a 3.500 personas”.

Shattuck dijo que se crea un riesgo para la reputación de las PSU cuando no pueden pagar a los trabajadores y contratistas de los que dependen para tales eventos. Con los medios estudiantiles, que esperan meses hasta que se procesen los contratos de los contribuyentes, esto crea un problema con la participación de los estudiantes. De los 40 contratos pendientes de procesamiento por parte de CAPS, Shattuck dijo que sólo tres han sido procesados ​​y dijo que fueron presentados en julio.

«Hay un montón de estudiantes que quieren participar e interactuar con los medios estudiantiles, y todavía no podemos trabajar con ellos porque hay un cuello de botella en una oficina», explicó Shattuck. “Existe el deseo y la presión de hacer de este un campus comprometido y de que los estudiantes participen en la planificación de eventos y tengan una vida universitaria vibrante. Y hay un cuello de botella, por el motivo que sea, en una oficina que nos impide hacerlo… Ahora estamos perdiendo estudiantes porque esperan tanto, y luego estamos perdiendo editores porque están estresados. Son… medios estudiantiles, pero también sucede con otras organizaciones y programas estudiantiles”.

Brian Roy, vicepresidente de gestión de riesgos y contratación de PSU, explicó cómo la falta de personal en la oficina de CAPS es la raíz de muchos de estos problemas.

«CAPS cuenta con un personal que hace que sea un desafío afrontar la carga de trabajo que tenemos y lo que la universidad espera de nuestras oficinas de contratación», dijo Roy. “Estamos realmente faltos de personal y creo que, en el aspecto operativo de la universidad, veremos que tenemos muchos departamentos que enfrentan el desafío de la cantidad de trabajo que a menudo excede las horas que las personas necesitan para poder trabajar. para hacer el trabajo. Incluso en el mejor de los casos, CAPS tiene el verdadero desafío de aprobar todos los contratos que espera la universidad”.

Roy dijo que CAPS pudo agilizar el proceso de contratación y, hasta principios de este año, llegó al punto en el que podían procesar contratos de manera más eficiente y rápida. CAPS perdió dos empleados a principios de este año, lo que agravó los problemas y provocó un tiempo de procesamiento de tres meses para la mayoría de los contratos.

«Estamos trabajando para cubrir esos puestos, pero probablemente se puedan imaginar que, cuando se asume el control de un departamento que está luchando por mantenerse a flote, cuando se pierde a dos personas, se hace una gran diferencia», dijo Roy. «Desafortunadamente, el Vanguardia Los contratos de asociados no son los únicos afectados. Realmente hacemos lo mejor que podemos. Hay mucha gente que intenta realizar la mayor cantidad de trabajo posible, pero eso sólo empeoró nuestros problemas. Estamos trabajando para cubrir esos puestos. Espero que podamos llenar al menos uno de ellos relativamente pronto”.

Además de cubrir estos puestos vacantes, Roy dijo que CAPS está trabajando para desarrollar un proceso de contratación más eficiente. Sin embargo, dijo que necesitarían más recursos y personal para abordar completamente el problema.

Según Roy, la mayoría de sus colegas de otros departamentos de PSU coinciden en que se beneficiarían significativamente de contar con más personal.

«Perder gente siempre es difícil y crea una apertura, pero el negocio no cambia», afirmó Roy. “Así que tienes la misma cantidad de trabajo repartida entre menos personas. Estamos trabajando lo más rápido que podemos para cubrir esos puestos. Será de gran ayuda, (pero) cuando tienes un departamento con muy poco personal, solo se necesita una pequeña interrupción como esta para ralentizar las cosas. Soy optimista en cuanto a que, una vez que cubramos estos puestos, comenzaremos a trabajar en ese trabajo pendiente y pronto volveremos a tener un tiempo más razonable para el cliente. Ésa es mi expectativa”.

Reaz Mahmood, coordinador de medios estudiantil de PSU, ha supervisado las cinco organizaciones de medios dirigidas por estudiantes de PSU durante más de 10 años. Explicó cómo, si bien los tiempos de procesamiento de contratos tienden a disminuir y fluir a lo largo de los años, los contratos actualmente son los que más tardan en procesarse en el tiempo que ha estado aquí, lo que, especula, se debe a la falta de personal en toda la universidad.

«En términos generales, PSU tiene un problema constante de falta de personal», dijo Mahmood. “Rutinariamente se coloca al personal en puestos donde deben exceder su capacidad razonable. Entonces, si una oficina de contratación está experimentando algo similar, entonces tal vez tenga algunas personas que estén haciendo lo mejor que pueden y tal vez simplemente no tengan suficiente gente para manejar el trabajo”.

Si bien estos problemas de contratación continúan afectando a los estudiantes y otros empleados universitarios, también afectan a la comunidad universitaria en su conjunto.

Mahmood dijo que ha visto a estudiantes que solicitan ser becarios perder el entusiasmo por la participación de los estudiantes en los medios, lo que resulta en una menor participación de los estudiantes porque «la institución no ha aprovechado ese impulso para brindarles (a los estudiantes) una gran experiencia».

Para los medios estudiantiles, Mahmood dijo que esto crea problemas que pueden afectar la calidad y la puntualidad del contenido que estas organizaciones pretenden producir, y también resulta en una carga irrazonable para los editores.

«Cuantos menos estudiantes tenga en estos roles no sólo afecta las oportunidades para esos estudiantes en particular, sino que, en última instancia, es trabajo de la organización de medios publicar contenido que enriquezca el campus, ya sea entretenimiento o noticias a través de periodismo de calidad», dijo Mahmood. «Si hay menos gente en el proceso periodístico, entonces no sólo no se publican las historias tan rápido como se puede, sino que se pierde el elemento de puntualidad. Pero es posible que no tengas la capacidad de buscar historias que sean más convincentes, porque hacer un buen trabajo requiere mucho tiempo y esfuerzo (a veces un esfuerzo muy concertado)… En algunos casos, puede haber muchas cosas que simplemente no están cubiertos y es porque la gente no tiene la capacidad”.

Shattuck explicó que varias cosas pueden contribuir a los problemas en CAPS, pero espera que puedan obtener la ayuda que necesitan para establecer un proceso más eficiente.

«No sé cuánta presión están bajo ellos, sólo sé cómo nos afecta a nosotros», dijo Shattuck. «Quiero que obtengan todo lo que necesitan para poder solucionarlo y todos podamos volver a no tener este cuello de botella».